netPrevencion y Ley Antifraude. Hito 10: Facturas borrador abierto/cerrado.

Fecha de implementación: Desde ahora y conforme al RD 1007/2023 y OMHAC 1177/2024 plenamente vigentes.

Descripción del cambio:

En cumplimiento de la Ley Antifraude y la normativa técnica vigente, se establece un nuevo flujo para la creación y emisión de facturas:

• Cursos, reconocimientos médicos, partidas y presupuestos. Se generará primero una factura en estado borrador antes de emitir la factura definitiva.

• Facturar Contratos. Se continúa generando directamente la factura definitiva, siempre que supere la validación previa de VeriFactu. En caso contrario, se creará también en estado borrador.

• Las facturas borrador tienen una serie interna propia, separada de la numeración oficial de facturas.

• En ningún caso pueden considerarse facturas emitidas.

• Su función es exclusivamente preparatoria, para permitir revisiones antes de la emisión definitiva.

• Están sujetas a las obligaciones de conservación conforme al RD 1007/2023, que exige mantener todos los documentos previos a la factura, sin posibilidad de eliminarlos ni modificarlos tras su cierre.

¿Por qué se crea primero una factura borrador?

Debido a que, conforme a la nueva normativa, una vez emitida una factura no puede ser modificada, este nuevo sistema permite revisar y realizar ajustes necesarios antes de su emisión definitiva. De este modo:

• Se evita la generación masiva de facturas rectificativas.

• Se garantiza un mayor control previo a la emisión.

• Se facilita el cumplimiento con los principios de integridad y trazabilidad exigidos por la AEAT.

En el caso específico de las facturas de contratos, se entiende que los importes provienen de presupuestos o contratos ya aceptados y revisados. Por tanto, si cumplen con la validación técnica previa de VeriFactu, se emiten directamente para evitar una gestión innecesariamente manual.

Flujo de facturación: de borrador abierto a borrador cerrado

1. Al crear una nueva factura (salvo contratos), se genera automáticamente en estado "Borrador abierto", lo que permite editarla o ajustarla.

2. Una vez revisada, el usuario debe seleccionar la opción Emitir.

3. El sistema genera la factura definitiva, y el borrador pasa a estado "Borrador cerrado":

   • Ya no es editable.

   • Queda vinculado internamente a la factura emitida, cumpliendo los requisitos de conservación exigidos por la normativa.

   
   
   
   

 ¿Por qué es obligatorio conservar los borradores?

El Real Decreto 1007/2023 establece que cualquier sistema informático de facturación debe conservar los documentos preparatorios (como borradores, proformas o albaranes), incluso aunque acaben convirtiéndose en facturas. No pueden ser eliminados, ocultados ni modificados.

“…Por ello, no sería legal y sería susceptible de sanción el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas (…) sin que el sistema informático disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas…”

netPrevencion implementa esta exigencia generando borradores cerrados no editables que quedan asociados a la factura definitiva para garantizar la trazabilidad exigida por la AEAT.

Flujo usuario:

1. Accede a Administración > Facturar para crear nuevas facturas (cursos, reconocimientos, presupuestos, etc.).

2. Al generar la factura, el sistema creará automáticamente una factura borrador en estado "Borrador abierto".

3. Entra en la factura borrador y, desde el menú superior, selecciona la opción Emitir.

4. Se generará la factura definitiva, y el borrador pasará a estado "Borrador cerrado".

5. Puedes consultar todas las facturas en Administración > Facturas, donde podrás filtrar por serie:

   1. Principal

   2. Formación

   3. Vigilancia de la salud

   4. Rectificativas

   5. Borrador abierto

   6. Borrador cerrado

   
   
   
   

Beneficios e impacto:

• Mayor control y trazabilidad: ahora puedes revisar cada factura antes de su emisión definitiva.

• Mejor usabilidad: separación clara entre la gestión de borradores y la emisión final.

• Cumplimiento normativo: este flujo cumple con las exigencias de la Ley Antifraude, garantizando una mayor transparencia en la facturación.