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La coordinación de actividades empresariales y las comunidades de propietarios.

Según la legislación vigente, para las Comunidades de Propietarios con trabajadores propios, se ha de recurrir a una modalidad preventiva de conformidad con el artículo 10 del R.D. 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. Estas comunidades deben desarrollar un sistema de gestión de la prevención que incluya entre otros aspectos: plan de prevención, evaluación de riesgos, coordinación de actividades empresariales, etc., como cualquier empresa. En caso contrario, para Comunidades de Propietarios sin trabajadores propios les aplica el artículo 24 de la LPRL y el R.D. 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales, que lo desarrolla.

El administrador de fincas es la persona designada por la Comunidad de Propietarios para asegurarse de que las empresas y/o trabajadores autónomos que accedan a realizar sus trabajos en las instalaciones de la Comunidad de Propietarios, cumplan con las normativas.

Al ser la gestión de la coordinación de actividades empresariales una tarea densa y en ocasiones burocrática, muchas veces deja de llevarse a cabo con rigurosidad, dando lugar a que ni el administrador ni la comunidad de propietarios, sepan muchas veces si los trabajadores que están desarrollando trabajos en sus instalaciones, cumplen con todos los requisitos para poder realizar sus actividades.

El hecho de no ser conocedor de la normativa no exime de responsabilidad a la comunidad de propietarios, que podría llegar a tener una responsabilidad subsidiaria con las contratas en caso de accidente laboral.

Ante dicha situación, el administrador tiene varias opciones para gestionar la coordinación de actividades empresariales. Entre ellas, destaca la utilización de un software para su gestión, como puede ser el nuestro netCAE. Este puede ser gestionado en su totalidad por el administrador o bien en parte, recurriendo entonces a nuestro equipo de técnicos para que lo haga por él.

El objetivo será asegurarnos que todos los trabajadores que acceden a la comunidad de propietarios cumplan con los requisitos legales, protegiendo así la responsabilidad que se derivaría en caso de accidente, tanto del administrador como de la comunidad de propietarios.

Nuestro equipo de técnicos en representación de la comunidad y del administrador, solicitaría y revisaría toda la documentación necesaria, que se recabaría a través de nuestra herramienta informática netCAE, mediante un portal de forma sencilla, rápida e intuitiva para todos.

Mediante la utilización de nuestro software para la gestión de la coordinación de actividades empresariales, la única tarea del administrador sería comprobar de manera fácil y rápida, de modo online, si las subcontratas cumplen con la documentación solicitada, ya que seríamos nosotros como coordinadores los encargados de revisar y asegurarnos que la documentación aportada es válida.

Las distintas subcontratas/proveedores, cargarían de un modo rápido y sencillo toda la documentación necesaria en un portal de subcontrata/proveedor, online y contando con nuestros técnicos ante cualquier duda relativa a la documentación, validación o carga de la misma.

Nuestro equipo técnico compuesto por técnicos superiores en PRL, técnicos CAE y desarrolladores informáticos, entre muchos más, se encargarían de:

  1. Asesoramiento en el configuración de la estructura de documentos. Que documentos solicitamos dependiendo que trabajos vayan a realizar.

  2. Dar de alta a todas las subcontratas/proveedores antiguos y nuevos, otorgándoles las claves de acceso al portal

  3. Soporte a las subcontratas/proveedores tanto en las dudas de documentación, como en las dudas sobre la plataforma.

  4. Formación al administrador en caso de querer utilizar la plataforma.

  5. Feedback continuo con el administrador sobre la situación de las subcontratas/proveedores.

  6. Estamos abiertos a nuevas sugerencias o necesidades, tanto del administrador como de la comunidad de propietarios.

De este modo, nuestra plataforma CAE, netCAE, nos permite:

  1. Organizar y controlar documentación y estados

  2. El control de accesos en función del estado de la documentación

  3. Gestión documental de nivel de comunidad de propietarios, empresas subcontratadas, trabajadores y maquinaria.

  4. Aviso a subcontratas en caso de caducidad y rechazo de documentos

  5. Las empresas subcontratadas pueden gestionar por si mismas sus trabajadores y maquinaria

  6. Auditoría y visualización de documentos para saber quién y cuándo accede/modifica un documento. Siempre podrá volver a una versión anterior del documento.

Destacando de netCAE:

  1. Se trata de una plataforma activa 24/7/365

  2. En la nube. Esto permite acceder a las subcontratas y al administrador para carga o consulta, desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo.

  3. Cumple con RGPD. Comunicaciones y bases de datos cifrados.

  4. Plataforma tecnológica es Microsoft Azure. Seguridad contrastada por certificaciones como Esquema Nacional de Seguridad Alto.

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